Dans cette page, nous expliquons comment fonctionne cet outil utilisé pour réserver des objets entre amis, famille et collègues. Nous expliquons toutes les étapes pour créer et gérer un groupe, ajouter des réservations... L'explication s'adresse à la fois aux utilisateurs normaux et aux administrateurs.
Pour utiliser cet outil, un compte est nécessaire pour créer et saisir des groupes et ajouter des réservations. Pour créer un compte, il vous suffit de fournir une adresse e-mail, un nom d'utilisateur unique et de définir un mot de passe. De plus, avant de pouvoir créer des réservations, vous devrez créer des groupes, ajouter des utilisateurs à ces groupes et ajouter des ressources.
Si vous êtes un utilisateur invité à rejoindre un groupe déjà créé, il vous suffit de créer un compte et vous pourrez directement créer de nouvelles réservations.
Dans cette partie, nous présenterons comment créer un nouveau groupe de personnes avec lesquelles vous souhaitez partager des articles et comment gérer ces groupes.
Dans la barre de navigation, vous avez un onglet Mes Groupes. Dans cet onglet, vous pouvez voir tous les groupes dans lesquels vous êtes en tant qu'administrateur, tous ceux dans lesquels vous êtes en tant qu'utilisateur et enfin, vous avez la possibilité de créer de nouveaux groupes.
Pour créer un nouveau groupe, à partir de la page Mes Groupes , cliquez sur .
Vous aurez alors la création de page de groupe suivante affichée. Vous devrez d’abord choisir un nom de groupe et, éventuellement, une description pour aider les personnes de votre groupe à comprendre le rôle de ce groupe.
Vous avez alors 3 options pour votre groupe :
Exemple de configuration :
Pour modifier ou supprimer un groupe, vous pouvez le faire avec le button depuis la page du groupe.
A noter pour les modifications de groupe :
Lorsque vous supprimez un groupe, l'action est irréversible : tous les utilisateurs sont supprimés du groupe et toutes les réservations et ressources sont également définitivement supprimées.
Nous allons maintenant expliquer comment gérer les utilisateurs du groupe, comment ils peuvent être ajoutés ou supprimés et rendus administrateurs à partir de la page du groupe.
Pour ajouter des utilisateurs, en tant qu'administrateur, vous pouvez cliquer sur depuis la page du groupe. Là, vous aurez un champ de texte dans lequel vous pourrez coller toutes les adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez ajouter.
Une fois que vous avez cliqué sur tous les utilisateurs ayant déjà un compte seront automatiquement ajoutés au groupe et les autres recevront un lien d'invitation à rejoindre l'application dans leur boîte mail.
Dans le cas des Groupes Ouverts, en bas de la page du groupe, vous disposez d'un lien que vous pouvez partager par email/message ou mettre sur votre site internet.
Les utilisateurs disposant de ce lien n'auront qu'à créer un compte s'ils n'en ont pas déjà un pour pouvoir effectuer une réservation.
Depuis la page du groupe, si vous êtes administrateur du groupe, vous pouvez directement supprimer des utilisateurs du groupe ou faire de l'utilisateur un administrateur .
Ici, nous allons présenter comment ajouter des ressources au groupe. Les ressources sont les choses que vous souhaitez que les utilisateurs du groupe puissent réserver (par exemple des voitures, une maison, des équipements).
Les catégories sont utilisées pour regrouper les ressources afin d'augmenter la lisibilité. Dans l'exemple précédent où nous avions des réservations de voitures et de motos, une catégorie pourrait être Autos et une autre Motos.
Pour créer une catégorie, cliquez sur en bas de la page du groupe. Il vous suffit ensuite de donner un nom à la catégorie et d'appuyer sur et la catégorie sera créée.
Pour modifier une catégorie, cliquez sur à côté de la catégorie que vous souhaitez modifier.
Depuis cette page, vous pouvez également supprimer une catégorie. La suppression d'une catégorie supprimera toutes les ressources de la catégorie et les réservations associées.
Pour créer une ressource, cliquez sur à côté de la catégorie dans laquelle vous souhaitez mettre la ressource.
Lors de la création d'un groupe, vous avez plusieurs champs à remplir :
Les ressources peuvent être modifiées ou supprimées de la page du groupe en appuyant sur à côté d'elles.
Si vous supprimez une ressource, les réservations qui lui sont associées seront également supprimées.
Nous entrons maintenant dans la partie centrale du didacticiel, comment effectuer des réservations.
Dans la page du groupe, vous pouvez avoir un aperçu des réservations effectuées et donc voir quand sont les ressources sont disponibles.
À partir de cette page, vous pouvez identifier rapidement quelle ressource est disponible au moment où vous en avez besoin.
Pour augmenter la lisibilité, vous disposez de différentes vues que vous pouvez utiliser :
Pour créer une réservation, vous avez le bouton à côté de la ressource pour laquelle vous souhaitez ajouter votre réservation.
Ensuite, vous devez définir une date et une heure de début et de fin pour votre réservation. Vous pouvez également saisir un titre pour votre réservation qui sera affiché dans l'agenda.
Lorsque vous soumettez votre réservation, elle sera soit directement approuvée, soit en attente d'approbation par un administrateur (selon la configuration du groupe).
Vous pouvez consulter, modifier et supprimer vos réservations de tous les groupes via l'onglet Mes Réservations .
Il est désormais également possible d'ajouter des événements récurrents. Ces événements se répètent dans le temps selon une règle que vous définissez.
Pour créer une réservation récurrente, rendez-vous sur la page de réservation normale et cliquez sur . Vous arriverez alors à la page suivante :
À partir de là, vous pouvez choisir le modèle de récurrence dont vous avez besoin et l'intervalle dont vous avez besoin. Voici quelques exemples de configuration :
Enfin, vous avez le choix de choisir jusqu'à quand nous devons répéter la réservation. Si vous décidez de définir une date butoir " Jusqu'à la date " nous répéterons l'événement jusqu'à cette date. Si vous préférez saisir un Nombre d'événements,nous nous arrêterons après un certain nombre de réservations.
Si un ou plusieurs événements de cette réservation récurrente surviennent en même temps qu'une réservation déjà existante, ils ne seront pas ajoutés pour éviter une double réservation de ressources. Dans ce cas, vous recevrez un message d'avertissement en jaune en haut de l'écran pour vous informer des dates auxquelles les événements n'ont pas pu être créés. Même s'ils ne sont pas réservés, ces événements sont toujours pris en compte dans la limite facultative du Nombre d'événements.
Vous pouvez également gérer et voir les détails de vos réservations récurrentes depuis l'onglet Mes Réservations .
Si vous êtes administrateur de certains groupes, vous verrez ici les réservations qui attendent votre approbation ou votre rejet.
Si vous refusez une réservation, elle disparaîtra de la vue du calendrier et le créneau redeviendra disponible pour les réservations d'autres personnes.