Tutoriel

Introduction

Dans cette page, nous expliquons comment fonctionne cet outil utilisé pour réserver des objets entre amis, famille et collègues. Nous expliquons toutes les étapes pour créer et gérer un groupe, ajouter des réservations... L'explication s'adresse à la fois aux utilisateurs normaux et aux administrateurs.

Pour utiliser cet outil, un compte est nécessaire pour créer et saisir des groupes et ajouter des réservations. Pour créer un compte, il vous suffit de fournir une adresse e-mail, un nom d'utilisateur unique et de définir un mot de passe. De plus, avant de pouvoir créer des réservations, vous devrez créer des groupes, ajouter des utilisateurs à ces groupes et ajouter des ressources.

Si vous êtes un utilisateur invité à rejoindre un groupe déjà créé, il vous suffit de créer un compte et vous pourrez directement créer de nouvelles réservations.

Management des Groupes

Dans cette partie, nous présenterons comment créer un nouveau groupe de personnes avec lesquelles vous souhaitez partager des articles et comment gérer ces groupes.

Page Groupes

Dans la barre de navigation, vous avez un onglet Mes Groupes. Dans cet onglet, vous pouvez voir tous les groupes dans lesquels vous êtes en tant qu'administrateur, tous ceux dans lesquels vous êtes en tant qu'utilisateur et enfin, vous avez la possibilité de créer de nouveaux groupes.

Création de Groupe

Pour créer un nouveau groupe, à partir de la page Mes Groupes , cliquez sur Créer Groupe.

Vous aurez alors la création de page de groupe suivante affichée. Vous devrez d’abord choisir un nom de groupe et, éventuellement, une description pour aider les personnes de votre groupe à comprendre le rôle de ce groupe.

Vous avez alors 3 options pour votre groupe :

• Groupe ouvert : si cette case est cochée, tout utilisateur ayant accès au groupe pourra partager un lien pour que les autres utilisateurs rejoignent le groupe. Si le groupe est un groupe fermé, seuls les utilisateurs administrateurs peuvent inviter de nouveaux utilisateurs à rejoindre le groupe. Dans un groupe ouvert, seuls les administrateurs peuvent voir le nom d'utilisateur de tous les utilisateurs.
• Tout le monde peut ajouter des ressources : définissez si seuls les administrateurs peuvent ajouter et modifier des ressources ou si tout le monde peut le faire.
• Approbation automatique : si cette option est sélectionnée, chaque réservation (qui n'est pas en même temps qu'une réservation existante) est automatiquement marquée comme approuvée. Sinon, un administrateur doit approuver la réservation manuellement avant qu'elle ne soit marquée comme approuvée. Il a aussi la possibilité de la rejeter.

Exemple de configuration :

• Si vous souhaitez créer un groupe familial pour organiser le partage de vos voitures et motos, vous pouvez créer un groupe fermé où chacun peut ajouter des ressources et où il y a une approbation automatique. De cette façon, le premier qui réserve une voiture l'aura.
• Si vous souhaitez créer un groupe pour gérer la location de matériel par vos clients, vous préférerez créer un groupe ouvert afin que les nouveaux clients puissent le rejoindre via un lien que vous mettez dans votre site internet par exemple. Vous désactiverez ensuite l'option permettant à tout le monde d'ajouter des ressources ainsi que l'approbation automatique afin que vous puissiez consulter les réservations avant de les approuver.

Modification/suppression de Groupe

Pour modifier ou supprimer un groupe, vous pouvez le faire avec le button Paramètres depuis la page du groupe.

A noter pour les modifications de groupe :

• Si un groupe était ouvert mais que vous le modifiez en Fermé, le lien pour rejoindre le groupe sera désormais invalide. Cela n'affectera pas les utilisateurs existants mais les nouveaux utilisateurs ne pourront plus rejoindre ce groupe via le lien.
• Les modifications ne seront appliquées qu'aux nouvelles réservations (par exemple, si vous passez à l'approbation automatique, les réservations effectuées avant le changement devront toujours être examinées manuellement).

Lorsque vous supprimez un groupe, l'action est irréversible : tous les utilisateurs sont supprimés du groupe et toutes les réservations et ressources sont également définitivement supprimées.

Gestion des utilisateurs

Nous allons maintenant expliquer comment gérer les utilisateurs du groupe, comment ils peuvent être ajoutés ou supprimés et rendus administrateurs à partir de la page du groupe.

Ajouter des utilisateurs au groupe

Pour ajouter des utilisateurs, en tant qu'administrateur, vous pouvez cliquer sur Ajouter utilisateur(s) depuis la page du groupe. Là, vous aurez un champ de texte dans lequel vous pourrez coller toutes les adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez ajouter.

Une fois que vous avez cliqué sur Ajouter des utilisateurs tous les utilisateurs ayant déjà un compte seront automatiquement ajoutés au groupe et les autres recevront un lien d'invitation à rejoindre l'application dans leur boîte mail.

Partager le groupe avec un lien

Dans le cas des Groupes Ouverts, en bas de la page du groupe, vous disposez d'un lien que vous pouvez partager par email/message ou mettre sur votre site internet.

Les utilisateurs disposant de ce lien n'auront qu'à créer un compte s'ils n'en ont pas déjà un pour pouvoir effectuer une réservation.

Gérer les utilisateurs

Depuis la page du groupe, si vous êtes administrateur du groupe, vous pouvez directement supprimer des utilisateurs du groupe ou faire de l'utilisateur un administrateur .

Gestion des resources

Ici, nous allons présenter comment ajouter des ressources au groupe. Les ressources sont les choses que vous souhaitez que les utilisateurs du groupe puissent réserver (par exemple des voitures, une maison, des équipements).

Catégories

Les catégories sont utilisées pour regrouper les ressources afin d'augmenter la lisibilité. Dans l'exemple précédent où nous avions des réservations de voitures et de motos, une catégorie pourrait être Autos et une autre Motos.

Pour créer une catégorie, cliquez sur Nouvelle Catégorie en bas de la page du groupe. Il vous suffit ensuite de donner un nom à la catégorie et d'appuyer sur Ajouter Catégorie et la catégorie sera créée.

Pour modifier une catégorie, cliquez sur à côté de la catégorie que vous souhaitez modifier.

Depuis cette page, vous pouvez également supprimer une catégorie. La suppression d'une catégorie supprimera toutes les ressources de la catégorie et les réservations associées.

Ressources

Pour créer une ressource, cliquez sur à côté de la catégorie dans laquelle vous souhaitez mettre la ressource.

Lors de la création d'un groupe, vous avez plusieurs champs à remplir :

• Le nom de la ressource et éventuellement une description
• La couleur de la ressource (couleur qui apparaîtra dans la page du groupe)
• La plage horaire minimale et maximale ainsi que l'unité dans laquelle se trouvent ces plages horaires. Cela correspond aux durées minimale et maximale que vous souhaitez qu'une réservation dure. Par exemple, si vous louez du matériel pour une durée minimum d'une heure et maximum 1 journée, vous pouvez régler l'unité sur Heures, le minimum sur 1 et le maximum sur 24. Les réservations ne pourront pas être effectuées si elles ne respectent pas cette condition.

Les ressources peuvent être modifiées ou supprimées de la page du groupe en appuyant sur à côté d'elles.

Si vous supprimez une ressource, les réservations qui lui sont associées seront également supprimées.

Gérer les réservations

Nous entrons maintenant dans la partie centrale du didacticiel, comment effectuer des réservations.

Calendrier dans la page Groupe

Dans la page du groupe, vous pouvez avoir un aperçu des réservations effectuées et donc voir quand sont les ressources sont disponibles.

À partir de cette page, vous pouvez identifier rapidement quelle ressource est disponible au moment où vous en avez besoin.

Pour augmenter la lisibilité, vous disposez de différentes vues que vous pouvez utiliser :

Ajouter une réservation

Pour créer une réservation, vous avez le bouton Nouvelle réservation à côté de la ressource pour laquelle vous souhaitez ajouter votre réservation.

Ensuite, vous devez définir une date et une heure de début et de fin pour votre réservation. Vous pouvez également saisir un titre pour votre réservation qui sera affiché dans l'agenda.

Lorsque vous soumettez votre réservation, elle sera soit directement approuvée, soit en attente d'approbation par un administrateur (selon la configuration du groupe).

Modifier/supprimer réservation

Vous pouvez consulter, modifier et supprimer vos réservations de tous les groupes via l'onglet Mes Réservations .

Evénements récurrents

Il est désormais également possible d'ajouter des événements récurrents. Ces événements se répètent dans le temps selon une règle que vous définissez.

Pour créer une réservation récurrente, rendez-vous sur la page de réservation normale et cliquez sur Événement récurrent. Vous arriverez alors à la page suivante :

À partir de là, vous pouvez choisir le modèle de récurrence dont vous avez besoin et l'intervalle dont vous avez besoin. Voici quelques exemples de configuration :

• Pour une réservation tous les jours de la semaine, sélectionnez Journalier et saisissez tous les jours et cochez la case de chaque jour de la semaine. Si vous vouliez avoir une réservation tous les 2 jours ouvrés, vous mettriez simplement tous les 2 jours au lieu de 1.
• Pour une réservation toutes les 2 semaines, sélectionnez Hebdomadaire et choisissez toutes les 2 semaines et sélectionnez le jour de la semaine où vous souhaitez que votre réservation ait lieu. Notez que si vous sélectionnez plusieurs jours, vous aurez une réservation pour chacun de ces jours toutes les X semaines.
• Enfin, pour une réservation tous les 2 mois, sélectionnez Mensuel et saisissez tous les 2 mois. La réservation aura lieu le même jour du mois que la date de début. Attention : si la date de début sélectionnée est un 31 du mois, nous ne pourrons pas créer de réservation chaque mois.

Enfin, vous avez le choix de choisir jusqu'à quand nous devons répéter la réservation. Si vous décidez de définir une date butoir " Jusqu'à la date " nous répéterons l'événement jusqu'à cette date. Si vous préférez saisir un Nombre d'événements,nous nous arrêterons après un certain nombre de réservations.

Si un ou plusieurs événements de cette réservation récurrente surviennent en même temps qu'une réservation déjà existante, ils ne seront pas ajoutés pour éviter une double réservation de ressources. Dans ce cas, vous recevrez un message d'avertissement en jaune en haut de l'écran pour vous informer des dates auxquelles les événements n'ont pas pu être créés. Même s'ils ne sont pas réservés, ces événements sont toujours pris en compte dans la limite facultative du Nombre d'événements.

Vous pouvez également gérer et voir les détails de vos réservations récurrentes depuis l'onglet Mes Réservations .

Validations

Si vous êtes administrateur de certains groupes, vous verrez ici les réservations qui attendent votre approbation ou votre rejet.

Si vous refusez une réservation, elle disparaîtra de la vue du calendrier et le créneau redeviendra disponible pour les réservations d'autres personnes.