Tutorial

Introducción

En esta página, explicamos cómo funciona esta herramienta que se utiliza para reservar artículos entre amigos, familiares y colegas. Explicamos todos los pasos para configurar y administrar un grupo, agregar reservas... La explicación es tanto para usuarios normales como para administradores.

Para utilizar esta herramienta, se necesita una cuenta para crear e unirse a grupos y agregar reservas. Para crear una cuenta, sólo necesita proporcionar una dirección de correo electrónico, un nombre de usuario único y establecer una contraseña. Además, antes de poder crear reservas, necesitará crear grupos, agregar usuarios a esos grupos y agregar recursos.

Si es un usuario normal invitado a unirse a un grupo ya creado, sólo necesita crear una cuenta y directamente podrá crear nuevas reservas.

Gestión de grupos

En esta parte, presentaremos cómo crear un nuevo grupo de personas con las que desea compartir elementos y cómo administrar esos grupos.

Página de grupos

En la barra de navegación tienes una pestaña Mis Grupos. En esta pestaña puede ver todos los grupos en los que está como administrador, todos los que está como usuario y finalmente tiene la opción de crear nuevos grupos.

Creación de grupo

Para crear un nuevo grupo, desde la página Mis Grupos , haga clic en Crea un grupo.

A continuación, se mostrará la siguiente creación de página de grupo. Primero deberá elegir un nombre de grupo y, opcionalmente, también una descripción para ayudar a las personas de su grupo a comprender la función de este grupo.

Luego tienes 3 opciones para su grupo:

• Grupo abierto: si esta casilla está marcada, cualquier usuario que tenga acceso al grupo podrá compartir un enlace para que otros usuarios se unan al grupo. Si el grupo es cerrado, solo los usuarios administradores pueden invitar a nuevos usuarios a unirse al grupo. En un grupo abierto sólo los administradores pueden ver el nombre de usuario de todos los usuarios.
• Todos pueden agregar recursos: define si solo los administradores pueden agregar y modificar recursos o todos pueden.
• Aprobación automática: si se selecciona esta opción, cada reserva (que no sea al mismo tiempo que una reserva existente) se marca automáticamente como aprobada. De lo contrario, un administrador debe aprobar la reserva manualmente antes de marcarla como aprobada. Un administrador también tiene la posibilidad de rechazar la reserva.

Ejemplo de configuración:

• Si quiere crear un grupo familiar para organizar el intercambio de sus coches y motos, puede crear un grupo cerrado donde todos pueden añadir recursos y hay aprobación automática. De esta forma, el primero que reserve un coche lo tendrá.
• Ahora bien, si desea crear un grupo para gestionar el alquiler de equipos por parte de los clientes, deberá crear un grupo abierto para que nuevos clientes puedan unirse a través de un enlace que coloque en su sitio web, por ejemplo. Acto seguido desactivará la opción de que todos puedan añadir recursos y también la aprobación automática para que pueda revisar las reservas antes de aprobarlas.

Modificación/eliminación de grupo

Para modificar o eliminar un grupo, puede hacerlo con el botón Ajustes desde la página del grupo.

A tener en cuenta para la modificación del grupo:

• Si un grupo estaba Abierto pero lo cambia a Cerrado, el enlace para unirse al grupo ahora no será válido. No afectará a los usuarios existentes, pero los nuevos usuarios ya no podrán unirse a este grupo.
• Los cambios solo se aplicarán a las reservas nuevas (por ejemplo, si cambia a la aprobación automática, las reservas que se realizaron antes del cambio aún deberán revisarse manualmente).

Cuando elimina un grupo, la acción es irreversible: todos los usuarios se eliminan del grupo y todas las reservas y recursos también se eliminan permanentemente.

Gestión de usuarios

Ahora explicaremos cómo administrar los usuarios del grupo, cómo se pueden agregar o eliminar y convertirlos en administradores desde la página del grupo.

Agregar usuarios al grupo

Para agregar usuarios, como administrador, puede hacer clic en Agregar usuario(s) desde la página del grupo. Allí tendrá un campo de texto en el que podrá pegar todas las direcciones de correo electrónico de los usuarios que quiera agregar.

Una vez que haga clic en Agregar usuarios Todos los usuarios que ya tengan una cuenta se agregarán automáticamente al grupo y los demás recibirán un enlace de invitación para unirse a la aplicación en su buzón.

Compartir grupo con enlace

En el caso de los Grupos Abiertos, en la parte inferior de la página del grupo, tiene un enlace que puede compartir por correo electrónico/mensaje o colocar en tu sitio web.

Los usuarios que tengan este enlace sólo tendrán que crear una cuenta si aún no la tienen para poder realizar una reserva.

Administrar usuarios

Desde la página del grupo, si es administrador del grupo, puede eliminar usuarios directamente del grupo. o convertir al usuario en administrador .

Gestión de los recursos

Aquí vamos a presentar cómo agregar recursos al grupo. Los recursos son las cosas que desea que los usuarios del grupo puedan reservar (por ejemplo, coches, casas, equipos).

Categorías

Las categorías se utilizan para agrupar recursos y aumentar la legibilidad. En el ejemplo anterior donde teníamos reservas de coches y motos, una categoría podría ser Coches y otra Motos.

Para crear una categoría, haga clic en Nueva categoría en la parte inferior de la página del grupo. Luego solo tiene que darle un nombre a la categoría y presionar Añadir categoría y se creará la categoría.

Para editar una categoría, haga clic en junto a la categoría que desea modificar.

Desde esta página, también puede eliminar una categoría. Al eliminar una categoría, se eliminarán todos los recursos de la categoría y las reservas asociadas.

Recursos

Para crear un recurso, haga clic en junto a la categoría en la que desea colocar el recurso.

Al crear un grupo, tiene varios campos para completar:

• El nombre del recurso y, opcionalmente, una descripción
• El color del recurso (color que aparecerá en la página del grupo)
• La franja horaria mínima y máxima así como la unidad en la que se encuentran dichas franjas horarias. Esto corresponde a los tiempos mínimos y máximos que desea que sea una reserva. Por ejemplo, si alquila un equipo con un mínimo de una hora y un máximo de 1 día, puede configurar la unidad en Horas, el mínimo en 1 y el máximo en 24. No se pueden realizar reservas si no respetan este condición.

Los recursos se pueden modificar o eliminar de la página del grupo presionando junto a ellos.

Si elimina un recurso, también se eliminarán las reservas asociadas a él.

Gestión de reservas

Ahora entramos en la parte principal del tutorial, cómo realizar reservas.

Calendario en la página del grupo

En la página del grupo, puede tener una descripción general de las reservas que se realizan y, por lo tanto, puede ver cuándo están la disponibilidad de los recursos.

Desde esta vista, puede identificar rápidamente qué recurso está disponible en el momento que lo necesita.

Para aumentar la legibilidad, tiene diferentes vistas que puede utilizar:

Añadir una reserva

Para crear una reserva, tiene el botón Nueva reserva junto al recurso para el que deseas agregar tu reserva.

Luego, debe definir una fecha y hora de inicio y finalización para su reserva. También puede ingresar un nombre para su reserva que se mostrará en la agenda.

Cuando envíe su reserva, será aprobada directamente o estará pendiente de aprobación por parte de un administrador (según la configuración del grupo).

Editar/eliminar reserva

Puede ver, editar y eliminar sus reservas de todos los grupos a través del Mis Reservas pestaña.

Eventos recurrentes

Ahora también existe la posibilidad de agregar eventos recurrentes. Esos eventos se repiten en el tiempo según una regla que tú definas.

Para crear una reserva recurrente, vaya a la página de reservas normal y haga clic en Evento recurrente. Luego llegará a la siguiente página:

Desde allí, puede elegir el patrón de recurrencia que necesita y el intervalo que necesita. Aquí hay algunos ejemplos de configuración:

• Para una reserva todos los días laborables, seleccione Diario e ingrese cada 1 día y marque la casilla de cada día laborable de la semana. Si quisiera tener una reserva cada 2 días, simplemente colocaría cada 2 días en lugar de 1.
• Para una reserva cada 2 semanas, seleccione Semanalmente e ingrese cada 2 semanas y seleccione el día de la semana que desea que sea su reserva. Tenga en cuenta que si selecciona varios días, tendrá una reserva para cada uno de esos días cada X semanas.
• Finalmente, para una reserva cada 2 meses, seleccione Mensual y ingresa cada 2 meses. La reserva se realizará el mismo día del mes de la fecha de inicio. Aviso: Si la fecha de inicio seleccionada es el día 31 del mes, no podremos crear una reserva todos los meses.

Finalmente, tiene la opción de elegir hasta cuándo necesitamos repetir la reserva. Si decide definir " Hasta la fecha ", repetiremos el evento hasta esta fecha. Si prefiere introducir un Número de eventos,repetiremos el evento después de este número de reservas.

Si uno o más eventos de esta reserva recurrente ocurren al mismo tiempo que una reserva ya existente, no se agregarán para evitar la doble reserva de recursos. En este caso, recibirá un mensaje de advertencia en color Amarillo en la parte superior de la pantalla para informarle de las fechas en las que no se pudieron crear los eventos. Aunque no estén reservados, esos eventos todavía se cuentan para el límite opcional de Número de eventos.

También puede gestionar y ver los detalles de sus reservas recurrentes desde la pestaña Mis Reservas .

Aprobaciones

Si es administrador de algunos grupos, verá aquí las reservas que están esperando su aprobación o rechazo.

Si rechaza una reserva, desaparecerá de la vista del calendario y el espacio volverá a estar disponible para las reservas de otras personas.